Privacyverklaring

Loft Makelaars hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacy beleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Loft Makelaars houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Loft Makelaars zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Loft Makelaars
Turfstraat 37
6811HK Arnhem
info@loftmakelaars.nl
+31 (0)26 2053000

Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door Loft Makelaars verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Administratieve doeleinde;
Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

De overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Loft Makelaars de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
(Zakelijk) Telefoonnummer;
(Zakelijk) E-mailadres;
Geslacht;

Uw persoonsgegevens worden door Loft Makelaars opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van Medewerkers

Persoonsgegevens van Medewerkers worden door Loft Makelaars verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

De arbeidsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Loft Makelaars de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
Telefoonnummer;
E-mailadres;
Geboortedatum;
Salarisgegevens;
Kopie ID;
BSN-nummer;
Bankgegevens.

Uw persoonsgegevens worden door Loft Makelaars opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma;
Het verzorgen van de (financiële) administratie van Loft Makelaars

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Verwerking van persoonsgegevens via onze AI-assistent (chatbot)

Op onze website kunt u gebruikmaken van een AI-assistent (chatbot). Deze helpt u, beantwoordt uw vragen en helpt u om een aanvraag te doen. Hieronder leest u welke persoonsgegevens wij daarbij verwerken en waarom. Deze paragraaf vormt een aanvulling op de overige onderdelen van deze privacyverklaring.

Wie verwerkt uw gegevens?

Loft Makelaars is verwerkingsverantwoordelijke. Voor de assistent maken wij gebruik van Octofy, dat de assistent namens ons levert en de gegevens als verwerker voor ons verwerkt op basis van een verwerkersovereenkomst.

Welke gegevens verwerken wij?

Contactgegevens die u zelf invult: naam, e-mailadres en telefoonnummer.
Informatie over uw woningvraag: de woning of pagina die u bekijkt, of u interesse hebt in bijvoorbeeld een bezichtiging of een waardebepaling, en waar u hulp bij zoekt.
De inhoud van uw gesprek met de assistent en wat u in vrije tekstvelden invult.
Technische gegevens: de pagina die u bekijkt, het tijdstip en een anonieme bezoekers-ID. De assistent plaatst geen tracking- of advertentiecookies.

Waarvoor en op welke grondslag?

Wij gebruiken deze gegevens om uw vragen te beantwoorden, uw aanvraag op te volgen en contact met u op te nemen. De verwerking is gebaseerd op het nemen van stappen op uw verzoek voorafgaand aan een mogelijke overeenkomst, en op ons gerechtvaardigd belang om geïnteresseerden goed van dienst te zijn.

Met wie delen wij gegevens?

Voor de werking van de assistent schakelen wij dienstverleners in die als verwerker voor ons werken: voor opslag en hosting binnen de Europese Unie, voor het genereren van antwoorden, en voor het verzenden van e-mails. Een deel van die verwerking vindt plaats bij partijen in de Verenigde Staten; voor die doorgifte gelden de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie als waarborg. Wij verkopen uw gegevens niet.

Hoe lang bewaren wij de gegevens?

Gespreksgegevens bewaren wij maximaal 90 dagen. Aanvraaggegevens bewaren wij zolang dat nodig is om u te helpen, en in beginsel niet langer dan 12 maanden, tenzij een langere bewaarplicht of een gerechtvaardigd belang geldt.

Uw rechten en goed om te weten

Voor inzage, correctie, verwijdering of bezwaar kunt u contact met ons opnemen via info@loftmakelaars.nl; zie ook de paragraaf "Rechten omtrent uw gegevens" hierboven. De assistent geeft algemene informatie en geen financieel, fiscaal of juridisch advies. Deel via de assistent geen gevoelige gegevens die niet nodig zijn.

Binnen de EU

Wij verstrekken in beginsel geen persoonsgegevens aan partijen die buiten de EU zijn gevestigd. Een uitzondering geldt voor onze AI-assistent (zie de paragraaf hierover): voor het genereren van antwoorden en het verzenden van e-mails maken wij gebruik van dienstverleners in de Verenigde Staten. Voor die doorgifte gelden de modelcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie als waarborg.

Bewaartermijn

Loft Makelaars bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

Alle personen die namens Loft Makelaars van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!